Port Rise 006　発注履歴でできること

発注管理システム　Port Rise

発注管理システムPort Riseは、小規模事業を経営されている方向けの業務管理システムです。Microsoft Accessで作られています。基本機能を収めたサンプルバージョンがこちらからフリーダウンロードできます。さらに機能を拡張した製品版は、オンラインショップPort Riseから購入できます。

前回に続きPort Rise Ver1.3の使い方を説明していきます。発注フォームにデータを入れていくと、どんなことができるのかを解説します。

1 何で発注を入れるの？
2 発注履歴
- 2.1 発注履歴でできること
- 2.2 いろいろなクエリ
3 発注履歴のクロス集計クエリ
4 まとめ

何で発注を入れるの？

なんで発注履歴入れてくの？分からん。

当然のことながら、発注明細を入れていった記録が発注履歴です。発注履歴を見れば、これまでの発注が分かるので、いつ何をどこからいくらで何個買ったのかというような情報が分かります。Port Riseでは、ものを買ったとき以外にも、金を使ったときには全部発注履歴に入れていきます。それぞれの金の使い道には、仕入製品IDがセットになっています。サービスについても仕入製品IDを付けていくわけです。すると、全ての金の動きが分かります。このデータをもとに、最終的には決算書を作ります。

これまでの履歴を次の入荷でも使います。また、いろいろな集計ができます。例えば、月ごとの発注額も分かるし、分類ごとの集計もできますね。自分が知りたいと思ったことを集計していくために、細かくて正確なデータを入れていくのです。

入れたデータは、次のステップで使うし、集計でも使うよ。まず発注履歴見てみ。

発注履歴

「発注フォーム」にある「発注履歴」ボタンをクリックすると、発注明細にこれまで入れてきた履歴を表示するクエリが表示されます。

発注クエリの一部

ちょっとまて。クエリってなにか？

クエリというのは、いくつものテーブルやクエリをキーとなるフィールドを経由してつないでいったり、様々な数値を計算したりして、自分が表示したいデータを出力するデータのことです。Accessは、テーブルがちゃんとしてれば何とかなるけど、テーブルのデータを使って使って使って、何とかしてデータを使いやすくしてくれる便利なものがクエリです。テーブルだけじゃ、見ても何のことなのかさっぱり分からないものがたくさんあるんです。
最初は意味が分からなくても
、やっていれば分かってきます。

クエリには、いくつものテーブルから必要な情報が集まってきますので、フィールドの数がとても多くなる場合があります。そのため横に長くズラッと並んだりします。必要ない情報は、非表示にしておくこともできます。クエリの上のフィールド名を右クリックして、非表示にしてみてください。

発注履歴でできること

「発注履歴」のクエリをいろいろいじってみれば、便利なことが分かります。
例えば、今月の発注だけを見たいときには、発注日のフィールドでフィルターをかけます。ここで並べ替えもできます。見やすいように並び替えましょう。

今月でフィルターをかける

すると、今月の履歴だけが表示されますね。

今月でフィルタリングした結果

この時、集計の合計額も変わっているのがポイントです。
それぞれのフィールドでフィルタリングができますし、いくつものフィルターをかけられます。このフィルターをかける順番で絞込が行われていきます。フィルターを解除したいときには、下の方にあるフィルターボタンをクリックします。これはちょっと気が付きにくいのですが、フィルターが有効な時にはピンク色になって「フィルター適用」と表示されています。フィルターを解除すると無色になり「フィルター処理なし」という表示になりますので、一目で分かるようになっています。もう一度フィルターボタンをクリックすると、前回のフィルターが適用されます。