Port Rise 002　発注フォームの使い方

発注フォームの見方

仕事をするのに、基本的にはまずは何かを買うことから始まります。製品を売るにも、材料がなければ作れないので、ものを買うということは基本になります。そのデータを残していくために、発注フォームを作りました。

発注フォーム

発注フォームを開くと、上図のフォームが開きます。
各フィールドの説明や、ボタンの役割を説明します。

フォームの基本の構成

ずらっと項目が並んでいます。発注するときに必要な情報を考えてみると、ものを買うお店、購入日、場合によっては注文日などが必要になります。また、ものの詳細も必要ですし、金額や数量も必要になりますね。
それらのデータを、この発注フォームから入れていきます。

入れるデータは全て後から使う物です。使わない情報を入れる必要はありませんね。
後でどうやって使うのでしょうか。発注日は、月ごとの集計をするのに必要ですね。仕入先は、お店ごとにいくら買っているのか知りたいときに使います。事業は、もし複数の事業を持っているときに使います。事業が1つしか分けていないというのであれば必要ありませんが、後で事業を分けたいと思うときがあるかもしれません。

図には、赤の枠と青い枠があります。
青い枠は、レコードセレクターと言います。基本的に、情報を入力した後に保存するときには、このレコードセレクターをクリックするか、その他のレコードをクリックします。レコードセレクターという通り、ここでレコードを選択します。選択しているレコードは、アクティブになっていると考えます。
編集しているときには、レコードセレクターのマークが鉛筆のマークに代わります。いつも、レコードを編集しているのか、いじっていないのか、気を付けていてください。保存しないでおくと、必要な情報が更新されないことがあります。

赤い枠は、ボタンが設置されているところです。ボタンの位置を変えることは簡単にできます。これらの位置に置いている意味は特にありませんが、なるべく使いやすいようにボタンを設置しています。

ボタンをクリックすると、様々なイベントが発生します。結果として、目的のことが実行されます。主に、別のフォームが開いたり、データを表示するクエリが開いたりします。矢印のボタンは、レコードを移動します。レコードとは、本のページみたいなものです。サブフォームだったら、それぞれの行ごとの記録のことです。これを移動していきます。フォームの下にも
移動ボタンがありますが、フォームの下にある移動ボタンは、連続で移動していくことができませんが、フォーム中央あたりにある矢印の移動ボタンは、連続移動ができます。そのため、押しっぱなしにしておけば、ページがどんどん進んだり戻ったりします。最後のレコードでもう一度次に進むボタンを押すと、新規作成になります。

フォームの内容

ここでまず注目してほしいのは、メインフォームの中にサブフォームがあるということです。フォームには、サブフォームのあるフォームとないフォームがあります。発注するものの情報で、共通のデータはメインフォームに入れ、個別の情報をサブフォームに入れるということになります。そうすることにより、共通するデータは1度の入力で済みます。
当たり前のようなことですが、データベース的にはこの考え方が大切です。

ものを買ったときの領収証やレシートを見ても、同じような内容になっていますね。基本情報と詳細に分かれていることと思います。
Port Riseでは、メインの部分を「上の部分」、サブフォームを「明細部分」と呼んでいます。
上の部分も、下の部分も、それぞれにデータを入れるテーブルがあります。なので、ここに入れたデータは、2つのテーブルに記録されます。それを普段意識することはありませんが、そういうことになっています。

テーブルとは…

テーブルとは、データです。
Accessで作業するということは、テーブルにデータを入れていくということ。ただそれだけなのです。テーブルに入れたデータは、基本的には削除しません。間違えたときは消すこともあるけど、入れたら入れっぱなしです。
テーブルはいろいろあります。データを細かく見ていくと、テーブルを分ける必要があることに気が付きます。しかしPort Riseでは、テーブルを意識することはありません。気にしなくて良いのです。