Port Rise 009　入荷明細 1

前回に引き続き、Port Riseの入荷フォームの使い方を説明していきたいと思います。
入荷するときの考え方をよく理解していただきたいと思います。

発注管理システム　Port Rise

発注管理システムPort Riseは、小規模事業を経営されている方向けの業務管理システムです。Microsoft Accessで作られています。基本機能を収めたサンプルバージョンがこちらからフリーダウンロードできます。さらに機能を拡張した製品版は、オンラインショップPort Riseから購入できます。

1 入荷フォームの明細部分の内容
2 入荷明細を入れるときに気を付けること
3 入荷明細のフィールド

入荷フォームの明細部分の内容

入荷明細

入荷フォームの入荷明細

入荷明細は、発注で入れたデータの、入荷情報を入れていきます。
発注明細から「発注明細ID」を元にデータを引っ張ってきます。なのでまずは目的の「発注明細ID」を探し出すことから始めます。

未入荷一覧

「未入荷一覧」ボタンを押すと、発注したけどまだ入荷していない発注履歴の一覧が表示されます。そこからフィルターをかけたり、検索をしたりして、目的の「発注明細ID」を探しましょう。

発注で入れたデータと、入荷時のデータが変わることがあります。ほとんどは変わらないと思いますが、数量や金額が変わることがあると思います。また、税込み価格と税別価格があることがあります。そういったデータも入荷ごとに入れていきます。

でも基本的には、数量も金額も発注時と同じで消費税込みの価格で購入することが多いと思います。特別の時のために、改めて入荷データを入れていくということです。

販売製品登録

販売製品登録フォーム

「販売製品登録」では、入荷した「仕入製品」を販売用の「販売製品」として登録しなおします。ここで作った「販売製品」が、自分の店で扱う製品となります。
仕入れたものを組み合わせたり、型番を作ったり、名前を変えたり、ということをして「販売製品」を作ります。

このプロセスで、買ったものが私のお店の商品になるってことなんだね。

販売製品在庫追加

販売製品在庫追加フォーム

「販売製品在庫追加」フォームでは、「入荷明細ID」の「入荷数量」に対して、販売製品としていくつ在庫に追加するかを入れていきます。後で販売製品が売れたときに、実際に入荷した数量から在庫が引かれていくようにします。組み合わせて販売するものがあるために、この作業が必要になります。

そして売るものの数を入れれば、これから先のストック管理になるってことか。何で？分かりません。

入荷明細を入れるときに気を付けること

入荷履歴を特定するための主キーは「入荷明細ID」です。この値を、後から使います。そのため、一度決めた「入荷明細ID」を後から変更すると、いろいろなデータが狂ってきます。一度決めた「入荷明細ID」は変更しないようにしてください。この後の作業で使用していなければ、削除してその番号を新たに使いまわすことはできます。でも、分かりにくくなりますので、基本的には、一度決めたら変えないということにしておいたほうが良いです。

基本的には、「入荷明細ID」は自動で付きますので、特に意識することはありませんが、一括変更するときなど、気を付けていただきたいと思います。

入荷明細のフィールド

未入荷一覧ボタン

「未入荷一覧ボタン」をクリックすると、発注履歴の中から「入荷」のチェックボックスがクリックされていないレコードのリストが表示されます。ということは、入荷したら「入荷」をチェックするようにしていけば、未入荷のレコードが表示されるようになるということです。

未入荷一覧

このリストを見れば、現在の未入荷一覧が分かります。また、発注数に対して入荷数、未入荷数も分かりますので、分納の場合にもあといくつ入るのかということが分かります。

もし、分納のまま入荷がキャンセルになったり、発注したけどキャンセルされたりしたら、発注に戻って発注数を変更するか、新たにマイナスの発注数量で発注することによって、発注合計金額のずれをなくす必要があります。発注合計金額は、後で収支の一覧で使用するためです。その後に「入荷」にチェックを入れて完了扱いにします。

No

この「入荷ID」内の、「入荷明細ID」の順番です。データベースでは、レコードの順番に意味がありません。順番に並べたいというのは、人間の都合なのです。その順番を決めるために、「No」のフィールドを入れていきます。この順番で記録が並ぶようになっています。

入荷明細ID

「入荷明細ID」は、「No」を入れると自動で入ります。この値は、これまでに入れてある「入荷明細ID」の最大値+1の値が入るようになっています。そのため、データを削除すると、抜け番号が出る場合がありますので気を付けましょう。
製品版では、件数をカウントして+1するようになっています。自動入力される「入荷明細ID」と「新規ID」の値がいつも同じになっているようにしましょう。
「入荷明細ID」は、直接入力したり変更したりすることもできます。必要に応じて直接編集しましょう。でも、あくまで基本は自動入力です。それができていれば、順調に進んでいるということです。

注意すること

もし、「新規ID」と「入荷明細ID」の自動入力された値が異なる場合は、過去の履歴を確認しましょう。「入荷履歴」ボタンをクリックすると入荷履歴が表示されるので、抜けている番号を探し、次回入荷時に「入荷明細ID」を直接入力します。