Access

Port Rise 007　入れたデータの消し方

発注管理システム　Port Rise
発注管理システムPort Riseは、小規模事業を経営されている方向けの業務管理システムです。Microsoft Accessで作られています。基本機能を収めたサンプルバージョンがこちらからフリーダウンロードできます。さらに機能を拡張した製品版は、オンラインショップPort Riseから購入できます。

データの間違いの種類

fan
せっかく入れたデータが間違ってたんだが。どうする？
Accessにデータを入れていくということは、仕事の内容を記録していくということです。それを消したら、仕事していないということになります。なので、基本的にデータを消すということはありません。

でもデータを間違えて入れてしまうことは頻繁に出てきますね。間違ったデータは消せばいいのですが、本当に消す必要があるか考えてみてください。消す必要がないときもありますし、消さなければならないときもありますね。

本当に削除するのか考える

間違えてデータを入れていたことが分かったら、どうやって正しいデータにするのが良いか、考えましょう。

2日に分けて買ったものを、1つの発注のレコードに入れてしまった
これは本当なら2つのレコードに分けて入れなければなりませんね。
でも、ものを買ったという事実は変わりませんね。ということは履歴を消しても新しく次の発注のレコードに入れるわけです。それでもいいし、データ自体を変更して内容を変えることもできるようになっておきましょう。
ものを買う使うつもりでデータを入れたのに、買うのをやめた
これはデータを消しましょう。ものを実際に買ったら入れるようにすればよいのですが、いつもそうとは限らないですので、こういうこともありますね。
なぜか分からないけど、数字がずれてる…。全部消してやり直すべき？
もし連番になっているレコードを、1つ消したら、抜け番号ができますね。そういうときには、1度全て消してやり直すのも方法です。でも、できるだけ簡単にやる方法を考えましょう。
事前に登録していた製品を、もう取り扱わないことにした
これは、すでに発注履歴がある製品だったら、それを消しちゃだめですよね。でも、まだ発注したことのない製品IDだったら、消しても構いません。でも消す必要ありますか？将来確実に使いませんか？もし将来使う予定があるのなら、非表示にしてしまうというのも1つの方法です。

データの変更方法

データの間違いに気が付いたら、修正しましょう。
ここでは4通りの修正方法を説明します。

  • 内容を変更する
  • 削除する
  • まとめて変える
  • フィールドを増やす
yuunatu
基本的にはデータは消さない。でも消さなければならないデータもある…。そういうことだよ。

それぞれの例の修正方法を見ていきましょう。

データの変更方法

内容を変更する

2日に分けて買ったものを、1つの発注のレコードに入れてしまったとき

サブフォームのレコードを次のメインフォームのレコードのサブフォームに移動する

fan
入れ間違った内容を別のところに移動したいんですけど。
これは、サブフォームのレコードセレクターを右クリックして、「切り取り」をして、次のレコードに移動した後サブフォームの新規レコードのレコードセレクターを右クリックして、貼り付けましょう。

簡単に貼り付きました。

fan
「No」は自分で直せたけど、「発注明細ID」を直そうとしたらエラーが出るんだが。
yuunatu
同じIDを入れるとエラーが出るようになってるから。1回未使用の番号を入れてから他のレコードを直して、それから直せば登録できるよ。

削除する

事前に登録していた製品を、もう取り扱わないことにした
必要のないデータを入れていたら、削除することができます。でも、一度削除したデータは元に戻すことができません。これがExcelと違うところです。また、ほかのところで使われているデータを消すと、エラーにつながります。データを削除するときには、よく考えてから消しましょう。

また、何かの拍子にデータが故障したりまとめて削除してしまったりしてしまうこともありますので、ファイル自体のバックアップを頻繁に取っておくようにしましょう。

サブフォームの選択しているレコードを削除します。

削除する前にメッセージが出るので、確認してから削除しましょう。

もし、発注のメインフォームのレコード自体を削除すれば、一緒にサブフォームのレコードも削除されます。

まとめて変える

なぜか分からないけど、数字がずれてる…。全部消してやり直すべき？
例えば「発注明細ID」は、次の入荷の作業に使います。その後で「発注明細ID」を変えてしまうと、入荷したものが変わってしまいます。なので、できるだけ一度決めたデータは変更しないほうが良いです。

でも、ほかで使われていることがないデータは、変えることもできます。クエリやテーブルを全て選択して、そのままExcelに貼り付けて、データを修正したらまたAccessに貼り付ければよいのです。簡単ですね。データが増えると重くなるし心配になりますので、事前にバックアップを取ってから作業しましょう。

フィールドを増やす

事前に登録していた製品を、もう取り扱わないことにした
もし一覧に表示されないようにするためにデータを削除するというのなら、一度考え直した方が良いでしょう。将来必ず使わないデータなら削除しても構いませんが、もし使う可能性があるのなら、データは取っておいた方が良いでしょう。その場合、テーブルに新しく「非表示」などのフィールドを付け足して、そこにチェックが入っているデータを表示しないようなクエリを作ったり、もしくはクエリで直接表示しないレコードを指定することで一覧に表示しないようにすることができます。

できるだけデータは消さないで済むような方法を考えましょう。

削除した結果の確認

データを移動した時の発注履歴クエリの変化を見てみましょう。

変更前の発注履歴クエリ

元々の「発注明細クエリ」です。「発注ID」に注目してみましょう。

レコードを移動したあとの発注明細クエリ

これが変更後の「発注明細クエリ」です。「発注ID」が81から82に変わっています。レコードを移動したらこういうことが内部で起きています。逆に言えば、このクエリの上で変更しても、フォーム上のデータも変わるということです。
これがAccessのデータベースの便利なところです。どちらからでもデータの変更ができるように慣れていきましょう。

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